Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : Septembre 2026

La présente Politique de confidentialité explique comment Ultimadesk collecte, utilise, conserve, partage et protège les données personnelles des visiteurs et clients du site ultimadesk.fr.

Nous traitons les données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données, à la loi Informatique et Libertés et aux autres dispositions françaises applicables.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

OUIN Gon Yassouet Alain Bernodel (Diakoneo Groupe) Entreprise individuelle
SIREN : 993 731 975
SIRET : 993 731 975 00013
Exploitant la marque et le nom commercial Ultimadesk
Adresse : 127 Avenue de la République, 94800 Villejuif, France 
E-mail de contact : contact@ultimadesk.fr

Ce contact peut être utilisé pour toute question relative à la protection des données personnelles ou pour exercer les droits prévus par la réglementation.

2. Données personnelles collectées

Nous collectons uniquement les données nécessaires au fonctionnement de la boutique, à l’exécution des commandes et à l’amélioration de nos services.

2.1 Données fournies directement

Lorsque vous effectuez un achat, créez un compte, demandez un devis ou contactez notre service client, nous pouvons collecter :

• nom et prénom ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• adresse de livraison ;
• adresse de facturation ;
• informations relatives à la commande ;
• historique des achats, retours et remboursements ;
• contenu des échanges avec notre service client ;
• informations renseignées dans nos formulaires ;
• préférences de communication ;
• informations nécessaires à la prévention de la fraude.

Les données bancaires complètes sont directement traitées par les prestataires de paiement utilisés lors de la commande. Ultimadesk ne conserve pas le numéro complet de votre carte bancaire.

2.2 Données collectées automatiquement

Lorsque vous consultez le site, certaines données techniques peuvent être collectées :

• adresse IP ;
• type d’appareil ;
• type et version du navigateur ;
• système d’exploitation ;
• date et heure de consultation ;
• pages et produits consultés ;
• durée et parcours de navigation ;
• source d’arrivée sur le site ;
• interactions avec les fonctionnalités du site ;
• identifiants techniques liés aux cookies et traceurs ;
• données nécessaires à la sécurité et à la prévention de la fraude.

3. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Les informations signalées comme obligatoires lors du passage de la commande sont nécessaires à la conclusion et à l’exécution du contrat, notamment pour le paiement, la facturation et la livraison.

Sans ces informations, nous ne pourrons pas traiter la commande.

Les données non signalées comme obligatoires, telles que le motif d’une demande de retour ou certaines informations renseignées dans un formulaire de contact, sont facultatives sauf indication contraire.

4. Finalités et bases légales

Nous utilisons les données pour les finalités suivantes.

Gestion des commandes

Les données sont utilisées pour :

• enregistrer et confirmer les commandes ;
• traiter les paiements ;
• préparer et organiser la livraison ;
• assurer le suivi des commandes ;
• traiter les retours, échanges et remboursements ;
• assurer le service après-vente.

Base légale : exécution du contrat ou mesures précontractuelles.

Facturation et obligations réglementaires

Les données peuvent être conservées afin de respecter nos obligations comptables, fiscales et légales.

Base légale : obligation légale.

Service client

Les données sont utilisées pour :

• répondre aux demandes ;
• accompagner les clients avant et après l’achat ;
• traiter les réclamations ;
• résoudre les incidents liés à une commande ou à un produit.

Base légale : exécution du contrat, mesures précontractuelles ou intérêt légitime à assurer un service client de qualité.

Sécurité et prévention de la fraude

Les données peuvent être utilisées afin de :

• sécuriser les transactions ;
• détecter les comportements frauduleux ;
• prévenir les utilisations abusives ;
• protéger le site, les clients et l’entreprise.

Base légale : intérêt légitime d’Ultimadesk à assurer la sécurité de ses services et de ses transactions.

Analyse et amélioration du site

Sous réserve de votre consentement lorsque celui-ci est requis, nous pouvons utiliser des outils de mesure d’audience afin de :

• comprendre l’utilisation du site ;
• identifier les difficultés de navigation ;
• mesurer les performances du site ;
• améliorer l’expérience utilisateur ;
• analyser les performances commerciales.

Base légale : consentement pour les traceurs non strictement nécessaires.

Publicité et mesure des conversions

Sous réserve de votre consentement, certaines données de navigation peuvent être utilisées afin de :

• mesurer les conversions publicitaires ;
• attribuer une commande à une campagne ;
• analyser les performances de nos annonces ;
• optimiser nos campagnes marketing ;
• présenter des publicités plus pertinentes.

Base légale : consentement.

Communications commerciales

Lorsque la réglementation l’autorise, nous pouvons utiliser votre adresse e-mail afin de vous transmettre des informations concernant Ultimadesk et des produits similaires à ceux que vous avez achetés.

Vous pouvez vous opposer à ces communications à tout moment en utilisant le lien de désinscription présent dans chaque message ou en nous contactant.

Lorsqu’un consentement préalable est requis, aucune communication commerciale n’est envoyée sans cet accord.

Base légale : consentement ou intérêt légitime, selon la situation prévue par la réglementation.

5. Destinataires des données

Les données sont uniquement accessibles aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour accomplir les finalités décrites dans cette politique.

Elles peuvent notamment être transmises aux catégories de destinataires suivantes :

Shopify

Notre boutique est hébergée par Shopify, qui fournit notamment les services liés :

• à l’hébergement ;
• au fonctionnement de la boutique ;
• à la gestion des commandes ;
• à la sécurité ;
• au paiement ;
• au compte client.

Prestataires de paiement

Les paiements effectués sur ultimadesk.fr sont traités par Shopify Payments et, selon le moyen choisi par le client, par les prestataires de paiement concernés, notamment PayPal ou Klarna.

Selon les options disponibles et affichées au moment de la commande, les clients peuvent régler leurs achats avec les moyens de paiement suivants :

• Visa ;
• Mastercard ;
• American Express ;
• Apple Pay ;
• PayPal ;
• Klarna.

Ces prestataires reçoivent les données nécessaires pour autoriser et traiter le paiement, confirmer la transaction, effectuer un éventuel remboursement, sécuriser les transactions, prévenir la fraude et respecter leurs obligations légales et réglementaires.

Partenaires logistiques et transporteurs

Les informations nécessaires à la livraison peuvent être transmises aux partenaires chargés de la préparation, de l’expédition ou du transport des commandes.

Ces informations peuvent inclure :

• nom et prénom ;
• adresse de livraison ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• référence et contenu de la commande.

Prestataires techniques

Certaines données peuvent être traitées par des prestataires assurant :

• l’hébergement ;
• la maintenance ;
• la sécurité ;
• le service client ;
• le suivi des colis ;
• l’envoi d’e-mails transactionnels ;
• la gestion des formulaires ;
• la comptabilité et la facturation.

Services Google

Sous réserve de votre consentement lorsque celui-ci est requis, nous pouvons utiliser :

• Google Analytics 4 ;
• Google Ads ;
• Google Tag Manager ;
• les outils de mesure des conversions Google.

Ces services permettent de mesurer l’audience, d’analyser les conversions et d’améliorer les campagnes publicitaires.

ParcelWILL - Suivi des commandes et livraisons

Nous utilisons ParcelWILL afin de permettre le suivi des commandes et de communiquer les informations relatives à leur acheminement. Dans ce cadre, certaines données nécessaires au suivi peuvent être traitées, notamment le numéro de commande, les informations de livraison, les coordonnées du client et les données de suivi fournies par le transporteur.

Autorités publiques

Les données peuvent être communiquées à une autorité administrative, fiscale ou judiciaire lorsque la loi nous y oblige ou lorsqu’une demande légalement valable nous est adressée.

Nous ne vendons pas vos données personnelles à des tiers.

6. Cookies et technologies similaires

Le site utilise des cookies strictement nécessaires afin de :

• permettre la navigation ;
• mémoriser le contenu du panier ;
• assurer le fonctionnement du compte client ;
• sécuriser le paiement ;
• prévenir la fraude ;
• conserver certains choix techniques.

Ces cookies ne nécessitent pas votre consentement lorsqu’ils sont indispensables au fonctionnement du site.

Avec votre accord, nous pouvons également utiliser des cookies ou traceurs destinés à :

• mesurer l’audience ;
• analyser la navigation ;
• mesurer les conversions ;
• personnaliser les publicités ;
• analyser les performances marketing.

Lors de votre première visite, un bandeau vous permet :

• d’accepter les cookies facultatifs ;
• de les refuser ;
• de personnaliser vos choix.

Vous pouvez retirer ou modifier votre consentement à tout moment grâce au lien de gestion des cookies disponible sur le site.

Le refus des cookies analytiques ou publicitaires n’empêche pas de consulter le site, d’ajouter des produits au panier ou de passer une commande. Certaines fonctionnalités secondaires peuvent toutefois être limitées.

La liste exacte des cookies utilisés, leur finalité et leur durée sont accessibles depuis l’outil de gestion des cookies du site.

7. Durées de conservation

Les données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à leur finalité, puis supprimées, anonymisées ou archivées lorsque la réglementation l’exige.

Commandes et facturation

Les données nécessaires à la gestion des commandes et les documents comptables sont conservés pendant la relation commerciale, puis pendant 10 ans au titre des obligations comptables et fiscales.

Compte client

Les données du compte client sont conservées jusqu’à la suppression du compte ou après une période prolongée d’inactivité, sous réserve des données devant être conservées au titre d’une obligation légale.

Service client

Les échanges avec le service client sont conservés pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, puis pendant une durée pouvant aller jusqu’à 3 ans afin d’assurer le suivi et la preuve des échanges.

Lorsqu’une demande est liée à une commande, un litige, une garantie ou une obligation légale, les informations peuvent être conservées plus longtemps dans la limite de la durée nécessaire.

Prospection commerciale

Les données des clients utilisées à des fins de prospection peuvent être conservées pendant la relation commerciale, puis pendant 3 ans à compter du dernier achat ou du dernier contact actif.

Les données des prospects peuvent être conservées pendant 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.

Liste d’opposition

Les informations nécessaires à la prise en compte d’une opposition à la prospection peuvent être conservées pendant au moins 3 ans. Elles ne sont utilisées à aucune autre fin.

Cookies

La durée des cookies dépend de leur finalité et est indiquée dans l’outil de gestion des cookies.

Les choix d’acceptation ou de refus des cookies peuvent être conservés pendant environ 6 mois afin de ne pas vous solliciter à chaque visite.

8. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données personnelles contre :

• l’accès non autorisé ;
• la perte ;
• l’altération ;
• la divulgation ;
• la destruction ;
• l’utilisation frauduleuse.

Ces mesures comprennent notamment :

• l’utilisation du protocole HTTPS ;
• le chiffrement des communications ;
• la restriction des accès ;
• l’utilisation de solutions de paiement sécurisées ;
• les dispositifs de sécurité proposés par Shopify et nos prestataires ;
• des mesures de prévention de la fraude.

Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, nous nous engageons à prendre les mesures raisonnables nécessaires pour limiter les risques et réagir aux incidents.

9. Transferts hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires, notamment Shopify ou Google, peuvent traiter ou rendre accessibles des données depuis des pays situés en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque de tels transferts ont lieu, ils sont encadrés par un mécanisme reconnu par le RGPD, notamment :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• des clauses contractuelles types ;
• des règles d’entreprise contraignantes ;
• des mesures complémentaires lorsque celles-ci sont nécessaires.

Vous pouvez contacter Ultimadesk afin d’obtenir davantage d’informations sur les garanties applicables à un transfert particulier.

10. Vos droits

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez, selon la situation :

• d’un droit d’accès à vos données ;
• d’un droit de rectification ;
• d’un droit à l’effacement ;
• d’un droit à la limitation du traitement ;
• d’un droit d’opposition ;
• d’un droit à la portabilité ;
• du droit de retirer votre consentement à tout moment ;
• du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès ;
• du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à :

contact@ultimadesk.fr

Merci de préciser la nature de votre demande et l’adresse e-mail concernée.

Nous répondrons dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires lorsque la demande est complexe ou lorsque nous recevons un nombre important de demandes. Dans ce cas, vous en serez informé dans le premier mois.

En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pourrons demander des informations complémentaires strictement nécessaires à sa vérification.

11. Retrait du consentement et opposition

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Le retrait du consentement ne remet pas en cause la légalité des traitements réalisés avant ce retrait.

Vous pouvez également vous opposer à tout moment et sans frais à l’utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale.

12. Décisions automatisées

Ultimadesk ne prend pas de décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative sur la seule base d’un traitement entièrement automatisé.

Certains prestataires peuvent toutefois utiliser des mécanismes automatisés afin de détecter les risques de fraude ou de sécuriser les transactions.

13. Mineurs

Les produits et services d’Ultimadesk ne sont pas spécifiquement destinés aux mineurs qui ne seraient pas autorisés à effectuer seuls un achat en ligne.

Nous ne cherchons pas à collecter sciemment des données personnelles auprès de personnes ne disposant pas de la capacité ou de l’autorisation nécessaire pour conclure une commande.

Lorsqu’une telle situation nous est signalée, nous prenons les mesures appropriées pour supprimer ou limiter les données concernées, sous réserve de nos obligations légales.

14. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

15. Modification de la politique

La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte :

• des évolutions réglementaires ;
• des modifications de nos services ;
• des changements apportés à nos outils techniques ;
• de l’évolution de nos prestataires.

La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de la page.

16. Contact

Pour toute question relative à la confidentialité ou à l’utilisation de vos données :

OUIN Gon Yassouet Alain Bernodel (Diakoneo Groupe) Entreprise individuelle
SIREN : 993 731 975
SIRET : 993 731 975 00013
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E-mail de contact : contact@ultimadesk.fr